La convivencia que salió más cara que los dos sistemas juntos

Una herramienta interna de rendición de gastos. 60 personas, de nueve a seis, de lunes a viernes. El sistema tiene siete años, lo escribió alguien que ya no está, y el reemplazo está terminado desde hace un mes.

El plan que llegó a la mesa es el que a esta altura ya sabés armar: una pieza en el medio que reparta, los dos sistemas vivos, una cola que mantenga las dos bases al día, y seis meses de convivencia para migrar por equipos. Es el plan correcto para casi todos los ejercicios de este nivel.

Antes de dibujarlo, cuatro números.

El sistema viejo corre en un servidor alquilado que factura USD 2.400 por mes. El sistema nuevo entero, con su base, cuesta menos de la cuarta parte. Cada mes de convivencia es un mes pagando el más caro de los dos.

Hay 14 meses de rendiciones. La exportación completa tarda 20 minutos y entra en un archivo. No hay integraciones externas: la contabilidad se carga a mano desde un resumen mensual.

La empresa cierra dos semanas completas en enero. Nadie rinde gastos con la empresa cerrada.

El equipo son dos personas y ya operan siete cosas.

Y hay una quinta que no es un número. Durante la convivencia el mismo gasto existe en dos bases. Contabilidad cierra el mes mirando una de las dos, y no hay ninguna regla escrita sobre cuál. “No debería pasar que difieran” no es una regla: en seis meses de sincronización van a diferir, y va a ser el mes que alguien audite.

La convivencia existe para cuando no se puede parar a copiar y no hay ventana de corte. Acá se puede parar a copiar en veinte minutos y hay dos semanas de ventana. El estado intermedio no es el camino más seguro: es el más caro, el que más piezas deja corriendo sobre dos personas, y el único de los dos planes que crea el problema de no saber cuál de las dos copias es la verdad.

Rearmá el sistema que queda después del corte: el sistema nuevo atendiendo, el viejo apagado, los catorce meses de rendiciones consultables, y ninguna pieza de transición viva para que alguien la mire todos los días.